档案管理制度

第一章 总则

为规范候鸟慈善基金会档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，使档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为基金会各项工作服务，根据《候鸟慈善基金会章程》，特制定本制度。

第一条 本制度所称的候鸟慈善基金会档案（以下简称基金会档案），是指候鸟慈善基金会在制度建设、项目运行和日常工作中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式或载体的历史记录。

第二条 基金会秘书处行政部是基金会档案工作的职能部门，负责起草基金会档案的管理制度和基金会档案的日常管理工作。

第三条 基金会档案范围：

（一）与基金会设立、变更和终止等有关的各种文件；

（二）基金会因工作需要，与相关组织或个人往来的各种文件；

（三）基金会有关决策、项目、投资、财务、人力等管理运作的各种文件；

（四）基金会有关内部建设和项目操作等方面研究的各种文件；

（五）基金会其他有保存价值的文件。

第四条 本制度中的文件是指包括文字、数据、图像、录音和视频等多种表现形式在内的纸质文件和电子文件。

第五条 基金会各类档案原则上由行政部统一保管，但各部门因职责仍需使用的档案文件由各部门负责保管。各部门不再使用的档案，应及时向行政部移交保管并同时提交相关档案清单。

第六条 基金会档案分为非秘密、秘密、机密和绝密四个保密等级，具体档案材料的保密等级由档案制作部门负责人确定，但绝密级档案须经秘书长复核确定。

第七条 基金会工作人员对基金会档案中记录的信息负有保密义务，未经秘书长授权，不得向基金会以外的任何机构或人员透露。

第二章  档案的收集与保存

第八条 各部门应及时收集和整理将本部门职能范围的文件材料，部门负责人作为本部门档案管理工作的第一责任人,应安排专人负责本部门档案管理工作，并接受基金会行政部对档案管理工作的指导与监督。

第九条 所有档案材料应编制档案目录。各部门具体编号，由各部门根据部门需要具体制定。

第十条 归档的档案材料质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第十一条 各部门应保护档案材料的完整性，定期检查，消除安全隐患，防止火灾、虫害、破损、油污、褪色、受潮和霉变等造成档案受损。

第三章  档案的使用与销毁

第十二条 档案借阅：

（一）凡需调用档案者,均须填写《档案借阅登记表》，以便查询档案去向；

（二）部门内部保存的档案借阅，由该部门负责人批准同意，借阅信息本部门保存；

（三）跨部门的档案借阅，由借阅部门向秘书长提交申请，秘书长批准后方可借阅，借阅信息由被借阅部门保存；

（四）跨部门借阅，且仅能在基金会内部阅看，如有复印、延时或借出基金会阅看需要者，须在申请时予以说明，并报秘书长批准。

（五）各部门保存的绝密级档案，借阅须经秘书长批准。

第十三条 基金会档案原则上永久保存，但下列情况除外：

（一）各部门具体的档案管理制度有特殊规定的；

（二）绝密级以下档案经秘书长批准不需保存的；

（三）绝密档案经理事长、副理事长批准不需要保存的；

第十四条 档案销毁规则：

（一）档案销毁应编制销毁清册,注明销毁依据或事由，该清册永久保存；

（二）销毁清册须经秘书长和部门部长签字，方能销毁；

（三）销毁时要有二人监销,并在清册上签字。

第四章 附则

第十五条　本制度适用于候鸟慈善基金会所有部门，各部门可根据本制度制定实施细则。

第十六条 本制度由候鸟慈善基金会秘书处负责解释。